TRANSFORMATION GESTALTEN
Die Gestaltung digitaler Transformationsprozesse ist eine der gefragtesten und spannendsten Aufgaben in der Wirtschaft. Sie bindet Technologie und Projektmanagement genauso ein, wie die Unternehmenskultur. Sie verlangt technische, rechtliche, organisatorische und soziale Kompetenz.
PROZESSE MODELLIEREN
Es gibt viele Möglichkeiten, wie Unternehmen interne Geschäftsprozesse darstellen. Zentral ist stets die detaillierte Abbildung aller Aktivitäten und aller beteiligten Personen, die Teil dieser Abläufe sind.
Das ist Prozessmodellierung: Die Beschreibung des „Was, „Wer“ und „Wie“ differenzierter Prozessaktivitäten.
Die Basis sind die vorhandenen Geschäftsprozesse, die mit geeigneten Prozessmodellierungsformen grafisch dargestellt werden. Dabei erhalten komplexe Abläufe kurze und prägnante Beschreibungen.
METHODEN DER PROZESSMODELLIERUNG
Die Prozessmodellierung bietet verschiedene Modelle zur Abbildung von Geschäftsprozessen. Alle stellen sie die chronologische Abfolge von Tätigkeiten dar, jedoch flexibel in der grafischen Aufbereitung. Zuerst werden die Hauptaktivitäten dargestellt, dann folgen detailliertere Teilaktivitäten auf weiteren Ebenen. Es obliegt den Unternehmen, bis in welche Ebene die Beschreibung erfolgt. Hier werden gern zur eindeutigen Veranschaulichung unterschiedliche Prozessmodelle eingesetzt.
- Flussdiagramme bilden einzelne Prozesse und Prozessschritte ab, deren Verlauf und Beteiligte werden identifiziert und daraus folgende Teilprozessschritte analysiert. Kernpunkt ist die Darstellung von Rollen und Organisationseinheiten.
- Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK)
beschreiben Arbeitsabläufe als eine Aufeinanderfolge von Ereignissen. EPKs eignen sich, um unterschiedliche Sichtweisen auf den Prozess (z.B. Organisations- und Datensicht) detailliert darzustellen. - Das Business Process Model and Notation (BPMN)
legt die Abläufe anhand von Entscheidungspunkten und Kontrollverbindungen fest. Beteiligte Personen sind mit sogenannten Swimlanes gekennzeichnet. Das BPMN vereinheitlicht so unterschiedliche Darstellungsformen.
ARGUMENTE FÜR DIE PROZESSMODELLIERUNG
Unternehmen verfolgen mit der Prozessmodellierung unterschiedlichste Ziele, zu Grunde liegen immer die Erfassung und Dokumentation vorhandener Geschäftsprozesse. Oft ist dies für Unternehmen, die sich erstmalig mit der Prozessdarstellung befassen, sehr spannend:
- Distanzierter Blick von außen auf interne Prozesse
- Transparenz unternehmensinterner Aufwände und Kosten
- Offenlegung kundenseitiger Aufwände und Kosten
- Nachvollziehbarkeit von konkret aus Anforderungen entstehender Aufwände, sichtbar bis in kleinste Details
- Erkennen redundanter Tätigkeiten und doppeltem Ressourceneinsatz
Der Prozessmodellierung folgen Auswertungen, auf deren Basis sich die Unternehmensführung für eine mögliche Optimierung der Abläufe entscheiden kann.
Die grafische Prozessmodellierung ist gespeichertes Wissen. Die Einhaltung der dargestellten Abläufe verringert die Gefahr, Prozessschritte zu vergessen. Ein Beispiel sind gesetzliche Vorgaben, die sich im Lauf der Zeit ändern. Eine ERP-Software speichert diese Daten, um die Informationen zu verarbeiten und auszuwerten.
CHANCE FÜR ABLAUFOPTIMIERUNG UND ERP-INTEGRATION
Das durch Prozessmodellierung sicher gestellte Wissen erleichtert die Initiierung von Ablaufverbesserungen und strategische Planung. Die analysierten Geschäftsprozesse stehen für eine Integration in eine ERP-Software bereit.